Administratieve lasten als symptoom van inefficiëntie

We leven in een land waar de zorg onder druk staat. Kosten stijgen, personeelstekorten lopen op, en de mantra dat “de zorg onbetaalbaar wordt” klinkt steeds luider. Toch blijft er een ongemakkelijke realiteit: ondanks talloze beleidsinitiatieven, taskforces en hervormingsplannen slagen we er maar niet in om de administratieve lasten in de zorg écht terug te dringen. Het lijkt alsof we ons dit inefficiënte systeem kunnen veroorloven. Maar kunnen we dat echt?

Administratieve lasten: een probleem met een prijskaartje

Volgens recente schattingen besteden zorgverleners in sommige sectoren wel 30% van hun tijd aan administratieve taken. Denk aan rapportages, declaraties, registraties en kwaliteitsmetingen. Dit is tijd die zij niet kunnen besteden aan zorg voor cliënten. De kosten van deze bureaucratische molen zijn enorm. In 2023 berekende Gupta Strategists dat de zorgsector jaarlijks miljarden euro’s uitgeeft aan administratieve lasten. Tegelijkertijd moeten zorginstellingen steeds vaker noodgedwongen bezuinigen op personeel en zorgcapaciteit.

Deze inefficiëntie is niet alleen duur, maar ook schadelijk. Zorgverleners raken gefrustreerd, cliënten voelen zich een nummer, en de maatschappelijke verontwaardiging over verspilling groeit. Hoe is het mogelijk dat we enerzijds zeggen dat de zorg onbetaalbaar wordt, terwijl we anderzijds blijven investeren in overbodige administratie?

“Het is ironisch dat we ons een inefficiënt zorgsysteem lijken te kunnen veroorloven, terwijl we blijven benadrukken dat de zorg onbetaalbaar wordt.”

De oorzaken: waarom het niet lukt om te veranderen

De oorzaak van deze paradox is niet simpel. Administratieve lasten ontstaan door een combinatie van factoren:

Complexiteit van het systeem

Ons zorgstelsel is versnipperd. Gemeenten, zorgverzekeraars, aanbieders en toezichthouders hanteren elk hun eigen regels, systemen en eisen. Dit leidt tot een wirwar van verantwoordingsverplichtingen. Zorgaanbieders moeten zich verantwoorden aan meerdere partijen, vaak met verschillende formats en standaarden.

Gebrek aan vertrouwen

Een groot deel van de administratie is gericht op controle: zijn middelen juist besteed? Wordt er geleverd wat afgesproken is? Dit wantrouwen leidt tot een overvloed aan audits, registraties en verantwoordingsprocedures.

Wetgeving en beleid

Beleidsmakers introduceren nieuwe regels en standaarden om de kwaliteit en toegankelijkheid van zorg te waarborgen. Hoewel deze intenties goed zijn, vergroten ze vaak de administratieve druk.

Digitale technologie als valkuil

Digitalisering had administratieve lasten moeten verminderen, maar in de praktijk blijkt vaak het tegenovergestelde. In plaats van papierwerk te vervangen, voegen digitale systemen soms nieuwe verplichtingen toe.

Weerstand tegen verandering

Het terugdringen van administratieve lasten betekent ingrijpen in bestaande structuren en gewoonten. Dit roept weerstand op, zowel bij beleidsmakers als bij zorgorganisaties zelf.

De echte kosten: onbetaalbare inefficiëntie

De vraag is niet of we ons de administratieve lasten kunnen veroorloven, maar welke prijs we betalen voor het in stand houden van dit systeem. De echte kosten gaan verder dan de miljarden die direct worden uitgegeven:

• Verlies aan zorgcapaciteit: elke uur dat een zorgverlener besteedt aan administratie, is een uur minder voor cliënten.
• Personeelsuitval: administratieve druk is een belangrijke reden voor burn-outs onder zorgpersoneel.
• Lagere kwaliteit van zorg: tijd en middelen die naar administratie gaan, kunnen niet worden ingezet voor innovatie of verbetering van de zorg.

Wat moet er gebeuren?

De oplossing voor dit probleem vraagt om moed, daadkracht en samenwerking. Het terugdringen van administratieve lasten is geen technisch vraagstuk, maar een kwestie van systeemverandering. Wat kunnen we doen?

Standaardisatie en vereenvoudiging

Alle partijen in de zorg moeten gezamenlijke standaarden en protocollen hanteren. Dit betekent minder verschillende systemen, minder dubbel werk en een duidelijke, uniforme aanpak.

Focus op vertrouwen

Verantwoording moet simpeler en efficiënter. Durf te vertrouwen op de professionaliteit van zorgverleners en werk met steekproeven in plaats van totale controle.

Slimme technologie

Digitalisering moet gericht zijn op ondersteuning, niet op het creëren van nieuwe bureaucratie. Investeer in systemen die gegevens automatisch registreren en delen.

Wetgeving met oog voor uitvoerbaarheid

Beleidsmakers moeten een toetsingskader hanteren: nieuwe regels mogen geen disproportionele administratieve lasten veroorzaken.

Duurzaam partnerschap

Zorgverzekeraars, gemeenten en aanbieders moeten samenwerken vanuit gedeelde doelen. Een gezamenlijke agenda gericht op zorginhoud in plaats van controle kan bureaucratie verminderen.

Samenvattend

Zolang we accepteren dat administratieve lasten een “noodzakelijk kwaad” zijn, zullen ze blijven bestaan. Maar de realiteit is dat we het ons niet kunnen veroorloven om deze inefficiëntie in stand te houden. Het terugdringen van administratieve lasten is geen luxe, maar een voorwaarde voor het behoud van betaalbare en toegankelijke zorg. Het is tijd om de moed te tonen die nodig is om deze vicieuze cirkel te doorbreken. Niet morgen, maar vandaag.

Over de auteur

Peter Paul J. Doodkorte is zelfstandig adviseur en expert binnen het sociaal domein. Als één van de zeven regioadviseurs van het landelijk opererende Regioteam Opdrachtgever-/Opdrachtnemerschap Wmo en Jeugdwet, biedt hij gemeenten, aanbieders en cliëntorganisaties strategische, tactische en praktische ondersteuning bij het aanpakken van vraagstukken.

In zijn rol fungeert de regioadviseur als een ‘huisarts’: een laagdrempelig aanspreekpunt dat ondersteunt, faciliteert en waar nodig verbinding legt met specialisten. Met zijn brede kennis en ervaring houdt hij altijd ‘de vinger aan de pols’ en helpt hij betrokken partijen samen tot oplossingen te komen.

Het Regioteam maakt deel uit van het Platform Sociaal Domein en werkt nauw samen met het Ketenbureau i-Sociaal Domein. Dankzij deze samenwerking beschikt het team over een breed scala aan praktische tools, trainingen, instrumenten en inspirerende praktijkvoorbeelden. Daarnaast biedt het toegang tot een uitgebreid netwerk van experts, ervaringsdeskundigen en directe verbindingen met beleidsmakers in ‘Den Haag’.

Met zijn kennis, ervaring en netwerk draagt Peter Paul bij aan duurzame oplossingen binnen het sociaal domein en ondersteunt hij organisaties om met vertrouwen toekomstbestendig beleid te ontwikkelen.